La comunicazione è un aspetto essenziale per il successo di un’azienda, tuttavia spesso viene trattato superficialmente nella maggior parte delle aziende. In qualsiasi struttura organizzativa, i dipendenti devono lavorare in relazioni di collaborazione, hanno bisogno di tenere riunioni e discutere vari aspetti relativi alla loro funzione e alle loro attività. D’altra parte, se sviluppano relazioni tese tra di loro, non saranno più in grado di lavorare in modo efficiente, influenzando la redditività, la produttività e l’atmosfera dell’azienda.
Effetti della comunicazione difettosa
Le barriere comunicative sul luogo di lavoro possono influenzare lo stato d’animo dell’organizzazione, il completamento dei progetti e le vendite. Le conseguenze di una comunicazione insufficiente sul luogo di lavoro possono essere gravi e diffuse. Gli studi hanno dimostrato che il 44% delle persone ritiene che una comunicazione debole possa causare ritardi o l’incapacità di completare i progetti, mentre il 18% ritiene che le barriere comunicative sul luogo di lavoro generino una diminuzione delle vendite.
Principali barriere comunicative
Le principali barriere comunicative sul luogo di lavoro sono: barriere percettive, barriere emotive, barriere linguistiche, barriere culturali e barriere fisiche. Nel processo di comunicazione, inevitabilmente, si presentano ostacoli che possono o meno essere evitati, ma le persone devono sapere che sono necessarie specifiche abilità, atteggiamenti e conoscenze per superarle.
Le barriere sono quegli elementi che impediscono una corretta comunicazione.
Le barriere percettive si verificano a causa delle differenze di prospettiva o di qualsiasi tipo di malinteso che può influire sul normale funzionamento dell’organizzazione. Ci sono due tipi di barriere percettive:
Filtri percettivi: preferenze personali, valori, atteggiamenti, origini ed esperienze di vita creano “filtri” attraverso cui le persone, gli eventi e le informazioni sono percepite.
Elementi scatenanti o indizi: elementi non verbali (linguaggio del corpo, volume e tono della voce, espressioni facciali) che influenzano il modo in cui le persone percepiscono il messaggio che stiamo comunicando.
Le barriere emotive si verificano quando le persone hanno difficoltà a comunicare con i loro colleghi per motivi come la paura, l’orgoglio, l’ansia, la rabbia o l’irritazione. È importante capire che a volte le persone possono comunicare più difficilmente a causa delle esperienze passate. Per questo motivo, i manager dovrebbero creare un ambiente sicuro e amichevole per aiutare i dipendenti a superare le barriere emotive e diventare buoni comunicatori.
Durante il processo di comunicazione, inevitabilmente, si presentano ostacoli. Questi possono essere evitati o meno, ma le persone devono sapere che sono necessarie abilità, atteggiamenti e conoscenze specifiche per superarli.
Le barriere sono quegli elementi che impediscono una corretta comunicazione.
Le barriere percettive si verificano a causa di differenze di prospettiva o di qualsiasi tipo di malinteso che può influire sul normale funzionamento dell’organizzazione. Ci sono due tipi di barriere percettive:
Filtro percettuale: le preferenze personali, i valori, gli atteggiamenti, le origini e le esperienze di vita creano “filtri” attraverso cui le persone, gli eventi e le informazioni vengono percepite.
Elementi scatenanti o indizi: gli elementi non verbali (linguaggio del corpo, volume e tono della voce, gesti facciali) che influenzano il modo in cui le persone percepiscono il messaggio che stiamo comunicando.
Le barriere emotive si verificano quando le persone hanno difficoltà a comunicare con i loro colleghi per motivi come la paura, l’orgoglio, l’ansia, la rabbia o l’irritazione. È importante capire che a volte le persone possono comunicare più difficilmente a causa delle esperienze passate. Per questo motivo, i manager dovrebbero creare un ambiente sicuro e amichevole per aiutare i dipendenti a superare le barriere emotive e diventare buoni comunicatori.
Le barriere linguistiche: la lingua è considerata il mezzo di comunicazione più efficace con gli altri. Per la globalizzazione, molti manager e dipendenti devono interagire oltre i confini linguistici. All’interno di un’organizzazione, gli obiettivi vengono raggiunti con successo quando si utilizza un linguaggio comune.
Le barriere culturali: le persone all’interno di un’organizzazione possono essere di diverse nazionalità, culture, religioni e provenienze geografiche. Le barriere culturali si verificano quando le persone appartenenti a diverse culture non riescono a comunicare efficacemente, e questa incapacità può essere generata da contesti, abitudini, prospettive, idee, concetti e altri elementi distinti.
Le barriere fisiche: all’interno di una struttura organizzativa, è importante avere uno spirito di squadra, nonché coordinazione e cooperazione tra i membri. La comunicazione implica la trasmissione di un messaggio tra un emittente e un destinatario, ma il rumore e i fattori ambientali possono perturbare questo processo. La distanza rappresenta un altro ostacolo per la comunicazione in condizioni normali. In ogni organizzazione, esiste una gerarchia e se gli uffici dei superiori sono fisicamente distanti dai subordinati o sono sempre chiusi, i subordinati non sono in grado di comunicare efficacemente con i loro manager. Inoltre, se la comunicazione con i superiori è ostacolata dalla burocrazia, i subordinati rifiutano di comunicare proprio a causa del processo gravoso, che richiede molto tempo e senza una senso di finalità. In generale, le barriere fisiche possono essere superate con una buona pianificazione dell’organizzazione degli spazi, l’uso di strumenti tecnologici per la comunicazione a distanza e la promozione di una cultura aziendale aperta e collaborativa.
Eliminazione degli ostacoli alla comunicazione sul luogo di lavoro
La comunicazione efficace porta allo sviluppo e all’evoluzione della struttura organizzativa, ma anche degli individui stessi.
Uno dei migliori modi per migliorare la comunicazione in un’azienda e rimuovere le barriere è creare un’attitudine positiva sul posto di lavoro. Per creare un ambiente di lavoro integrato, i dipendenti devono essere attenti, cortesi con i colleghi, i superiori e i subordinati.
Le barriere si rivelano improduttive, quindi l’organizzazione non godrà di una buona atmosfera. Sta alla responsabilità delle persone:
- l’idea di superare le barriere;
- la necessità di lavorare in collaborazione con i colleghi;
- l’idea di supervisione ed efficiente gestione dei subordinati;
- mantenere relazioni di fiducia tra i membri dell’organizzazione.
La superamento delle barriere comunicative non deve implicare solo l’adattamento ai propri stili di comunicazione, ma anche garantire che il messaggio dei manager sia trasmesso in modo efficace e tenga conto del modo in cui le informazioni sono distribuite. Pertanto, per rendere più efficiente questo processo, le squadre utilizzano applicazioni come Microsoft Teams. Questa applicazione mette a disposizione strumenti che facilitano la distribuzione di documenti e altre informazioni di interesse, la pianificazione e la realizzazione di riunioni, il monitoraggio in tempo reale del completamento dei compiti, ecc.
Tuttavia, stili di comunicazione diversi e un’uso inefficace degli strumenti di comunicazione possono contribuire a:
- Mancanza di chiarezza sulle responsabilità;
- Aumento del livello di stress dei dipendenti.
Metodi per rimuovere le barriere alla comunicazione
Per superare queste barriere, è necessario identificarne la causa.
Tra i modi per migliorare l’efficacia della comunicazione, ricordiamo: rispetto reciproco, gestione dello stress e del tempo, uso di un linguaggio comune, ecc.
Alcune di queste barriere possono essere evitate in anticipo, ma altre non possono essere rimosse facilmente, motivo per cui l’unica opzione rimasta ai dipendenti è affrontarle. Tra i metodi per eliminare le barriere comunicative, citiamo:
- Aggiornamento continuo delle tecnologie e delle applicazioni utilizzate all’interno delle squadre (Microsoft Teams);
- Sviluppo delle competenze di comunicazione efficace;
- Rispetto reciproco;
- Fluenza in una lingua comune a tutti i dipendenti (ad esempio l’inglese);
- Eliminazione di discussioni non importanti che possono ritardare il completamento dei compiti;
- Sviluppo di un leadership efficace;
- Gestione dello stress;
- Gestione della rabbia;
- Gestione del tempo.
La comunicazione è quindi la chiave per risolvere la maggior parte dei problemi interpersonali che i dipendenti devono affrontare sul posto di lavoro. Comprendere il processo di comunicazione e migliorare la ricetta per una comunicazione efficace è responsabilità sia dei manager che dei subordinati.